5 consejos para mejorar el trabajo de la secretaria del consultorio dental
Ser la secretaria dental es una gran responsabilidad. Después de todo, muchas veces antes de conocer al dentista, el paciente pasa primero por el cuidado de este profesional.
Es importante estar siempre al tanto de los requisitos básicos para ser o elegir una buena secretaria dental. Asegurarse de que su trabajo se lleva a cabo de manera asertiva es fundamental para mejorar la gestión de la oficina.
Por eso, hemos enumerado cinco consejos para mejorar aún más el trabajo de la secretaria. ¿Vamos allá?
1 - Organización
La organización es la clave principal para cualquier secretaria en cualquier segmento. Sin embargo, para un consultorio dental, este requisito siempre debe estar en la parte superior de la lista.
En una clínica hay un gran flujo de información como consultas, diarios, registros de pacientes, teléfonos y contactos.
Perderse entre tantos datos no es tan difícil como parece. Por lo tanto, mantener la oficina y el flujo de procesos organizados debe ser su objetivo principal como secretaria de la clínica.
Para que este proceso sea menos burocrático y más sencillo, apostar por herramientas digitales, como un software de gestión que centraliza toda la información relevante, puede ser un camino interesante.
2 - Buenas habilidades interpersonales
Una buena relación interpersonal también es esencial para la secretaria de un consultorio dental. Es necesario saber tratar con el personal clínico, proveedores y otros empleados de la clínica, sin embargo, especialmente con los pacientes.
Para ello, es necesario comprender cómo se construye una buena relación interpersonal. En general, algunos pasos forman parte de este proceso, como el conocimiento, la construcción y la continuación.
El conocimiento ocurre en el primer contacto. Es decir, en la primera llamada de un posible paciente, en la primera visita a la clínica, por ejemplo. ¿Alguna vez has escuchado eso de decir “la primera impresión es lo que queda”? Bueno, se aplica exactamente en esta etapa de la relación interpersonal.
La construcción es la etapa posterior al conocimiento, donde ambas partes ya han tenido el primer contacto y han desarrollado un vínculo de confianza. Aquí, solicitan aquellos pacientes que hacen visitas regulares al consultorio. La fase de construcción también es de suma importancia para que se cree y fortalezca el vínculo paciente-clínica, creando lealtad.
La continuación, por otro lado, no es más que el alimento constante de esta relación previamente construida. En esta etapa, ambas partes ya se conocen y hay un esfuerzo mutuo para que el vínculo creado anteriormente se mantenga fuerte.
Por lo tanto, es importante que la secretaria de la clínica, además de los demás empleados, también desarrolle una buena relación interpersonal.
3 - Proactividad y autonomía
Tan importante como la organización y la habilidad en las relaciones interpersonales, la proactividad y la autonomía también son parte de una buena secretaria.
La autonomía no es más que actuar por tu cuenta, siguiendo los estándares de la empresa, con un enfoque en la resolución de problemas. Los profesionales con estas características suelen tener un alto grado de confianza por parte de sus empleadores.
La proactividad se puede definir como comportamiento anticipatorio. Es decir, en el trabajo se le ve como el profesional que no espera órdenes para solucionar posibles problemas.
Para una secretaria dental, la predicción de contratiempos es fundamental para garantizar el funcionamiento de la clínica. Lo que nos lleva a nuestro próximo tema.
4 - Saber afrontar imprevistos
Incluso siendo proactivo, aún pueden aparecer algunos imprevistos. Y saber cómo lidiar con ellos es primordial. Para eso, es necesario desarrollar algunas habilidades.
Mantener la calma y pensar de forma racional, sin la interferencia emocional, son los dos consejos principales para afrontar circunstancias imprevistas. Si la situación involucra a un cliente, esté siempre disponible y escuche lo que tenga que decir.
A menudo, un problema se puede resolver estableciendo una comunicación clara y objetiva y ejerciendo una escucha activa.
5 - Comunicación clara y objetiva
Saber comunicarse es fundamental para cualquier profesional. Sin embargo, para las secretarias, esta comunicación debe ser siempre clara y objetiva.
Esto se debe a que muchas veces la secretaria es también la recepcionista de la oficina y acaba haciendo el primer contacto con los posibles pacientes.
Es importante tener en cuenta que, además de la claridad de la información, ser cortés, cortés y empatizar con el paciente son cuestiones que le ayudan a ser asertivo en la comunicación.
No olvide que la secretaria es el primer contacto del paciente con la clínica. Por eso mantener un canal de comunicación siempre abierto y receptivo es la mejor forma.
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Fuente: Dental Office. Disponible en: https://www.dentaloffice.com.br/secretaria-odontologica-5-dicas-para-ser-aprimorar-seu-trabalho/. Acceso el: 12/05/2021.