8 acciones que la secretaria nunca debe hacer a través del WhatsApp del consultorio dental

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Una de las tendencias más importantes hoy en día es el uso de WhatsApp no ​​solo en la vida personal sino también en el uso comercial. Ya hemos discutido la importancia de la oficina de WhatsApp, especialmente para la secretaria.

Por otro lado, es una herramienta que debe usarse con gran precaución, ya que puede ser beneficiosa y perjudicial para el consultorio dental.

En las diversas sesiones de capacitación que he realizado, es bastante común encontrar errores al usar WhatsApp de la oficina desde el escritorio. En la mayoría de los casos, estos son errores que tienden a no causar mucho daño. Sin embargo, ciertas actitudes pueden variar de vergüenza moderada a severa a demandas judiciales que causarán mucho dolor de cabeza y daños financieros a todos los involucrados.

Al usar WhatsApp de la oficina desde el escritorio, es importante que el dentista esté atento para corregir cualquier error o incluso sesgo de comportamiento que pueda dañar la imagen de la oficina. Vamos allá:

  1. Nunca discuta con el paciente a través de la oficina de WhatsApp

Según nuestras encuestas internas, al menos 1 a 3 pacientes al día son groseros o groseros con su secretaria a través de WhatsApp. Por ejemplo, ese paciente que quiere saber la hora exacta de la cita de mañana en ese momento.

Trate de no confrontar al paciente, especialmente a través de este medio de comunicación que puede generar diferentes interpretaciones y esa impresión antigua, que puede viralizar y dañar la oficina. En caso de emoción, hable con él por teléfono o trate de hacer una cita en la oficina para aclararlo (recomendado).

  1. En caso de coqueteo, notifique al dentista inmediatamente.

Una cosa que escucho muy a menudo de mis alumnos en el curso es el canto y el coqueteo de WhatsApp de la oficina. En general, la primera actitud que tiene una persona, especialmente si es comprometida y / o profesional, es borrar la conversación.

Sin embargo, cuando se elimina la conversación, la secretaria tira la única prueba a su favor. Escuché un informe de que una paciente coqueteó con una secretaria y ella eliminó la conversación. Unas semanas después del incidente, la esposa del paciente llegó a sentirse satisfecha con ella, ya que dijo que fue la secretaria quien lo golpeó.

Antes de borrar, grabe el mensaje o imprímalo. Enseñe inmediatamente al dentista e infórmele si hay un problema en el futuro. Él, sabiendo lo que pasó, estará a favor de la secretaria.

Cuando esto suceda, grabe las conversaciones, muéstrele al dentista, borre e ignore el coqueteo. En caso de insistencia, informe al dentista y bloquee a la persona en WhatsApp de la oficina, ya que seguramente causará problemas en el futuro.

  1. Use emoticones de WhatsApp que puedan sugerir otras cosas además del uso profesional

La aplicación WhatsApp es muy informal, por lo que durante la conversación, es natural enviar emoticones, que son esas caras que ya forman parte de nuestra vida cotidiana. Sin embargo, evite las caras sonrientes que pueden sugerir algo más allá de la ayuda profesional, corazones, caras sonrientes molestas o presumidas. El paciente puede no tomar bien.

  1. Evite realizar consultas o información de procedimientos a través de la oficina de WhatsApp

Es muy común que el paciente contacte a la oficina de WhatsApp con la secretaria para hacer preguntas sobre el tratamiento. Por ejemplo, si puede hacer un esfuerzo o beber esa cerveza vieja durante el fin de semana mientras recupera una extracción dental.

Sin embargo, la orientación siempre es importante, bajo la supervisión del dentista y no como un sustituto de la consulta. Si el paciente informa algún problema, como fiebre, pídale que vaya al consultorio para que el dentista pueda evaluar y ofrecer el tratamiento adecuado.

  1. Enviar mensajes a través de WhatsApp de oficina fuera del horario de oficina

Aunque ha escuchado en casos raros, nunca es demasiado recordar que no debe enviar pacientes fuera del consultorio, como un recordatorio de la cita que se enviará el martes a las 9:00 pm del lunes.

Al menos es extraño recibir un mensaje de este tipo en un momento tan inconveniente. Por lo tanto, es mejor no confirmar al paciente que arriesgarlo.

  1. Cuidado con los errores de escritura

No hay nada peor que ver un mensaje o texto con errores grotescos por escrito. Es por eso que recomiendo tener un patrón de mensajería listo y revisado incluso para optimizar la comunicación. Sin embargo, no siempre tendremos servicio robótico. Si tiene preguntas sobre ciertas palabras, busque en Internet. Hoy puedes encontrar todo en google.

  1. Mezcla asuntos personales con profesionales

En mi sitio, tengo una lista de transmisión en Whatsapp para enviar contenido a los visitantes. De vez en cuando recibo un mensaje sobre alguna protesta política o autoayuda. Hasta ahora todo bien, lo que no está bien es cuando este mensaje es enviado por WhatsApp de la oficina. Es importante recordar que en el consultorio dental, nadie tiene un equipo de fútbol, un partido político o una religión.

  1. Vea el mensaje y deje al paciente sin respuesta

Quizás sea una de las peores impresiones de negligencia o desorganización que pueda tener una oficina. La persona vio el mensaje y no respondió por varias razones, la más común fue el olvido.

Si hay mucho trabajo en la oficina que no permite una respuesta rápida, deje un mensaje listo que diga algo como:

Hola ¿Todo bien? ¡Su mensaje ha sido recibido con éxito! Muy pronto nos pondremos en contacto con usted. En caso de urgencia, contáctenos por teléfono XXXX-XXXX.

Fuente: Empreenda Dentista. Disponible en: https://empreendadentista.com.br/2017/10/12/secretaria-whatsapp-do-consultorio/. Acceso el: 09/12/2019.