Control de inventario para dentistas: 6 consejos para evitar cometer errores

Abrir una clínica u consultorio dental puede ser una oportunidad inmensa y el cumplimiento de un sueño, pero debe estar listo para enfrentar los desafíos de este esfuerzo para no dejar que el sueño se convierta en una pesadilla.

La administración de la empresa tiene muchos detalles que no están cubiertos en la Facultad de Odontología, pero que son esenciales para el éxito de su clínica dental. Debe saber que hay varias cosas que deben hacerse para no cometer errores en el manejo de su clínica. Una es prestar especial atención a su stock. ¡Eso mismo! Pensaste que las acciones serían algo de lo que no tendrías que preocuparte en una clínica, ¿verdad? Sepa que un buen control de inventario es esencial para una buena organización de su clínica u oficina; pero, al igual que con otros procesos administrativos, la gestión del inventario en una clínica dental puede llevar tiempo, así que cuente con nuestros consejos para mejorar su gestión fácilmente, de modo que pueda concentrarse en el gran objetivo de su clínica: un excelente servicio para sus pacientes.

Continúe leyendo y descubra cómo no cometer errores en el control de inventario de su clínica dental:

¿Por qué es importante tener un stock organizado?

Tal vez se pregunte: si es algo que puede ser tan laborioso, ¿por qué su clínica debe preocuparse por eso?

¡Tenemos la respuesta! Necesita una buena organización en su stock de dentista para:
- Nunca se sorprenda por la falta de material;
- Agilizar los procesos clínicos;
- Reducir el gasto en compras innecesarias;
- Evitar la pérdida de equipos o materiales;
- Ahorra espacio;
- Controlar el gasto en materiales y equipos.

Estos son solo algunos ejemplos, pero son suficientes para mostrar que una buena gestión de inventario puede ser muy útil, ¿no le parece?

Entonces, el siguiente paso es descubrir cómo hacer esto. ¿Aquí vamos? Eche un vistazo a nuestros seis consejos sobre la gestión del inventario de la clínica dental.

1. Tener información clara, accesible y precisa

El primer consejo tiene que ver con una noción muy importante para el mundo empresarial: "El conocimiento es poder". Para administrar bien su inventario, necesita saber qué hay allí. Necesita información sobre la cantidad, validez y ubicación de almacenamiento de cada artículo utilizado por su clínica; Estos datos deben ser precisos, para evitar el sobrante de cualquier producto, olvidado en la parte inferior de su stock. También deben ser precisos para evitar comprar equipos o materiales que ya tiene. Necesitan tener acceso rápido y fácil, para no retrasar sus procesos. Después de todo, es mucho más complicado controlar el stock si la información es difícil de encontrar y usar, después de todo, es mucho más complicado controlar el stock si la información es difícil de encontrar y usar.

¡Finalmente, los datos deben ser claros! Imagine la dificultad de lidiar con muchas hojas de cálculo confusas de stock, cada una con diferentes nombres para el mismo producto. ¿Imagina? Es un caos, ¿no? ¡Entonces necesita que esos datos sean claros, accesibles y precisos! Hay varias formas de lograr esto, como el software de administración, por ejemplo.

2. Busque asociaciones con sus proveedores.

Su negocio puede estar mucho más organizado si cuenta con el apoyo de sus proveedores. Encuentre empresas que estén comprometidas con su clínica, que garanticen un servicio rápido, entrega rápida y cargos que sean apropiados para las necesidades de su clínica. Además, debe tener un proveedor que no requiera que realice grandes compras a la vez; llena su inventario con cosas que no necesitará durante mucho tiempo. Incluso es posible negociar una compra grande para que se entregue en varios lotes, a fin de no llegar de una sola vez, para que pueda obtener un descuento en una compra grande sin llenar su inventario.

También debe tener razón al elegir sus productos dentales. Evalúe la confiabilidad de su proveedor y descubra la calidad de los productos.

3. Defina cantidades óptimas para el stock de su clínica dental

No sirve de nada llenar su stock con productos que usará poco a poco durante muchos meses. Por otro lado, es necesario asegurarse de que su clínica no se quede sin los equipos y materiales dentales que son esenciales para su trabajo, por lo que es necesario definir cuáles son las cantidades ideales de cada producto esencial, de esa manera, su stock siempre puede estar ocupado solo con lo que es importante. Esto facilita la negociación con el proveedor y su trabajo de gestión de inventario; pero, al definir las cantidades ideales, considere también los kits de higiene bucal que puede armar para sus pacientes, para mejorar la respuesta a su tratamiento y aumentar la lealtad.

4. Controlar todas las entradas y salidas.

Este consejo es muy importante! Para tener datos precisos, necesita saber exactamente cuántos productos han ingresado, cuántos han quedado y cuántos se han perdido, por lo tanto, mantenga registros de las fechas y horas de cualquier movimiento de sus existencias. También tenga el nombre de la persona responsable de la entrada o salida.

Además de mantener la precisión de sus datos, el control también lo ayuda a saber cuánto tiempo dura cada artículo en su inventario y mejora su percepción de cuál sería la cantidad ideal para cada artículo. Esto también le permite notar rápidamente movimientos extraños de inventario, identificando situaciones como la pérdida o incluso el robo de un artículo. Este control se puede hacer en hojas de cálculo o en software. ¡Observe cómo su clínica será más rentable con estas medidas!

5. Tener un espacio organizado

Todos los consejos anteriores son muy útiles para una gestión eficiente del software, sin embargo, todos pueden perderse si no tiene una buena organización física.

Su espacio de inventario necesita ser organizado. Montones y montones de diferentes materiales, mezclados y desorganizados, harán que su trabajo sea más lento y aburrido para todos los involucrados, así que aproveche el hecho de que tiene datos accesibles y que pudo negociar con su proveedor para no tener demasiados productos, por lo que tendrá muchos Es más fácil dejar todo en su lugar y organizar el espacio de su stock.

6. Automatice el proceso con un buen software de gestión.

Como hemos visto, la organización de las acciones depende mucho de su conocimiento al respecto. Necesita conocer las cantidades, rastrear las entradas y salidas, conocer sus necesidades esenciales y organizar su espacio. Para todo esto, necesita gestión de la información. Está claro que esta gestión se puede realizar en hojas de cálculo o incluso en documentos impresos, pero en estos dos soportes, perderá practicidad, agilidad y seguridad en su proceso, por lo tanto, considere las ventajas de un buen software de gestión. Además de ayudarlo con el control de su inventario, puede mejorar la administración completa de su clínica.

Sabemos que debe tener cuidado con la gestión financiera, la organización del flujo de caja, el control de cuentas, el registro de clientes e incluso el marketing, pero también sabemos que tantas obligaciones pueden tener un gran peso en la rutina de su equipo, y, Para ser sincero, esas obligaciones no son el foco principal de su clínica, ¿verdad? Necesita tiempo para su objetivo principal, que es brindar la mejor atención a sus pacientes.

Piense en todos estos consejos y comience hoy a reorganizar la forma en que maneja su planificación e inventario.

Fuente: Dental Office. Disponible en: https://www.dentaloffice.com.br/controle-de-estoque-ideal-para-gestao/. Acceso el: 09/09/2020.