Dentista, ¿por qué es su obligación informatizar el consultorio?
La tecnología está presente en todo lo que hacemos y es muy difícil imaginar nuestros días sin estos avances. Cuando se trata de ejecutar su práctica, esto no debería ser diferente. La informatización de oficinas y clínicas es un procedimiento importante, capaz de hacer más práctica su rutina diaria y ofrecer una serie de ventajas, tanto para la gestión como para los pacientes. ¿Quiere comprender mejor qué es y por qué debería informatizar la oficina? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la informatización de clínicas y oficinas?
La informatización generalmente implica el uso de software de gestión y otras tecnologías que ayudan a simplificar el trabajo diario dentro de la clínica, como registros médicos electrónicos, aplicaciones de programación e incluso asistentes virtuales.
Con estas tecnologías es posible integrar los sectores, mejorar el control de las agendas de los profesionales y profesionalizar su gestión. Esto se debe a que el software genera datos precisos sobre la oficina, mejorando la toma de decisiones.
Será más fácil, por ejemplo, controlar la parte financiera, detallando las entradas y salidas, facilitando predecir cómo serán los próximos meses, el número mínimo de pacientes para cubrir los costos de la clínica, el margen de beneficio de cada servicio prestado y otros. Detalles. Muchos de estos software funcionan en la nube. Es decir, los archivos y la información no se almacenan en la computadora de la clínica, sino en un servidor en línea, por lo que puede acceder a los datos y al software siempre que lo necesite, incluso en casa, por ejemplo a través de un teléfono inteligente y una tableta. Esto hace que sea más fácil administrar su negocio, acceder a documentos o incluso verificar los registros médicos de los pacientes.
¿Cuáles son los beneficios de informatizar la oficina?
¿Aún no cree que la informatización de la oficina sea una buena idea? A continuación separamos las principales ventajas que pueden aportar estas tecnologías.
- Gran relación costo-beneficio
Muchos profesionales de la salud no invierten en informatización porque creen que los costos son demasiado altos. Esto no es cierto, después de todo, existen soluciones para clínicas de todos los segmentos y tamaños. Lo importante, en este caso, es analizar el retorno de la inversión, es decir, qué beneficios traerá la tecnología para ayudar a tu clínica a atraer más pacientes, reducir costos y mejorar tu vida financiera.
Cuando lo pensamos, vemos que la informatización trae una serie de beneficios que ayudan a ahorrar e incluso optimizar la generación de ingresos, haciendo que esta inversión se amortice en poco tiempo.
- Gestión centralizada
La gran ventaja de utilizar un software de gestión es, en un solo programa, concentrar toda la información importante de tu oficina, es decir, ya no necesitarás innumerables hojas de cálculo o documentos sueltos que dificultan el acceso a la información necesaria en la rutina. . Con los datos del software, es posible tener una visión general de su oficina, entendiendo, por ejemplo, cuánto genera cada profesional en ganancias por mes, los principales costos operativos, el tiempo promedio de servicio, la gestión de stock, etc. Esto lo hace mucho más fácil en el día a día, además de permitir que los datos sean referenciados y tomar decisiones más informadas y correctas.
- Productividad incrementada
Cuando la oficina está informatizada, los procesos tienden a simplificarse, desde programar citas hasta registrar información en los registros médicos de los pacientes. Esto significa menos tiempo para que tus profesionales dediquen a rellenar trámites, buscar documentos y datos o realizar una serie de burocracias que no traen resultados reales a tu clínica.
- Mejor control de datos e información
Con la centralización de datos en el software, será más fácil organizar y estandarizar esta información. En lugar de buscar el archivo físico del archivo de cada paciente, puede buscar rápidamente el nombre en el software y encontrar todos los datos que busca.
La historia clínica electrónica también permite compartir exámenes e información entre los profesionales que atienden al mismo paciente. Así cómo es posible cruzar estos datos con información personal, de contacto y financiera.
- Servicio diferenciado a pacientes
La informatización del consultorio también aporta beneficios a los pacientes. Después de todo, existen varias soluciones que les facilitan la vida. Por ejemplo, con la posibilidad de programar online, lo que facilita la reserva o reprogramación de una cita, sin necesidad de llamar a la clínica.
La historia clínica electrónica es otro que aporta puntos positivos en el servicio. Después de todo, el profesional de la salud tendrá mucha más información sobre cada paciente, ya que puede incluir videos, fotos y otros medios, haciendo este archivo más rico y detallado.
- Optimización del espacio físico
Todos los registros médicos o dentales deben mantenerse en la oficina durante al menos 5 años. Si este almacenamiento es físico, significa la necesidad de un espacio creciente solo para guardar el archivo, además de la necesidad de mano de obra específica para cuidar y organizar este espacio, pero si guardas estos datos en tu software, no tendrás la necesita ese espacio adicional en su clínica. Además, hay menos riesgo de pérdida y acceso de personas no autorizadas a esta información, aumentando la seguridad.
- Reducción de errores
Los errores afectan la productividad clínica y la experiencia del paciente de manera muy significativa. La información inconsistente, por ejemplo, o las recetas con letras ilegibles son situaciones que suelen darse en la mayoría de oficinas. Cuando se realiza la informatización, las posibilidades de que se produzcan estos errores se reducen drásticamente, ya que cualquier información discrepante se percibe y se corrige fácilmente.
En cuanto a la legibilidad, muchos software tienen la posibilidad de imprimir las recetas, lo que además aporta más tranquilidad a los pacientes, reduciendo las posibilidades de que tomen medicamentos o realicen los tratamientos de forma incorrecta.
- Mayor eficiencia
Con todos estos beneficios, la informatización de la oficina, por supuesto, contribuye a una mayor eficiencia. Al fin y al cabo, sus sectores estarán más interconectados, la recepción tendrá un control preciso de las agendas de los profesionales, los pacientes tendrán un servicio más eficiente y usted, como gerente, tendrá acceso a datos confiables y en tiempo real sobre su clínica.
Es posible cotejar información y tener informes personalizados sobre la oficina, lo que favorece la toma de decisiones y ayuda a que su oficina sea más competitiva. Puedes, por ejemplo, analizar los costes de tu clínica y aprender a reducirlos adecuadamente, comprender el tiempo medio de espera de tus pacientes, evaluar a tus proveedores y gestionar mejor tu stock, ofrecer más posibilidades de programación para tus pacientes, desencadenar mensajes y recordatorios automáticos de citas que reducen el no show, entre muchas otras demandas.
Todo esto ayuda al gerente a diferenciar su clínica de la competencia, ofreciendo una excelente atención a los pacientes y con mayor control financiero y gerencial. Precisamente por todo ello, la informatización de la oficina es prácticamente imprescindible en la actualidad. Sobre todo si quieres destacar en tu entorno y tener una clínica mucho más eficiente y productiva.
Fuente: Cloudia. Disponible en: https://www.cloudia.com.br/informatizar-o-consultorio/. Acceso el: 12/11/2020.