5 dicas para aprimorar o trabalho da secretária do consultório odontológico

Ser a secretária odontológica é uma grande responsabilidade. Afinal, muitas vezes antes de conhecer o dentista, o paciente passa primeiro pelo atendimento dessa profissional.

É importante sempre estar atento aos requisitos básicos para ser ou para escolher uma boa secretária odontológica. Garantir que seu trabalho esteja sendo realizado de forma assertiva é essencial para aprimorar a gestão do consultório.

Por isso listamos cinco dicas para tornar o trabalho da secretária ainda melhor. Vamos lá?

1 – Organização

A organização é a chave primordial para qualquer secretária de qualquer segmento. No entanto, para um consultório odontológico esse requisito precisa estar sempre no topo da lista.

Em uma clínica há um fluxo de informações muito grande como consultas, agendas, prontuários de pacientes, telefones e contatos.

Se perder em meio a tantos dados não é tão difícil quanto pode parecer. Portanto, manter o consultório e o fluxo de processos organizados deve ser sua principal meta como secretária de uma clínica.

Para que esse processo seja menos burocrático e mais fácil, apostar em ferramentas digitais, como um software de gestão que centralize todas as informações pertinentes, pode ser um caminho interessante.

2 – Bom relacionamento interpessoal

Um bom relacionamento interpessoal também é essencial para a secretária de um consultório odontológico. É preciso saber lidar com o corpo clínico, fornecedores e demais funcionários da clínica, porém, sobretudo com os pacientes.

Para tal, é preciso entender como se um bom relacionamento interpessoal é construído. Em geral, algumas etapas fazem parte esse processo, como conhecimento, construção e continuação.

O conhecimento acontece no primeiro contato. Ou seja, no primeiro telefonema de uma possível paciente, na primeira visita a clínica, por exemplo. Já ouviu aquele ditado “a primeira impressão é a que fica”? Pois bem, ele se aplica exatamente nessa etapa do relacionamento interpessoal.

A construção é a etapa posterior ao conhecimento, onde ambos os lados já tiveram o primeiro contato e desenvolveram um laço de confiança. Aqui se aplicam aqueles pacientes que fazem visitas regulares ao consultório. A fase de construção também é extremamente importante para que o vínculo paciente-clínica seja criado e fortalecido, criando uma fidelização.

Já a continuação nada mais é que o constante nutrimento desse relacionamento previamente construído. Nesta fase, ambos os lados já se conhecem e há um esforço mútuo para que o laço criado anteriormente continue forte.

Por isso, é importante que um bom relacionamento interpessoal seja desenvolvido também pela secretária da clínica, além dos demais funcionários.

3 – Proatividade e autonomia

Tão importante quanto a organização e a habilidade nos relacionamentos interpessoais, a proatividade e a autonomia também fazem parte de uma boa secretária.

A autonomia nada mais é que atuar por conta própria, seguindo as normas da empresa, com foco na resolução de problemas. Profissionais com essa características tendem a ter alto grau de confiança de seus empregadores

A proatividade pode ser definida como um comportamento de antecipação. Ou seja, no trabalho é tido como o profissional que não espera por ordens para resolver possíveis problemas.

Para uma secretária odontológica, prever contratempos é fundamental para garantir o funcionamento da clínica. O que nos leva ao nosso próximo tópico.

4 – Saber lidar com imprevistos

Mesmo sendo proativo, alguns imprevistos ainda podem aparecer. E saber lidar com eles é primordial. Para isso, é preciso desenvolver algumas habilidades.

Manter-se calma e pensar racionalmente, sem que o emocional interfira, são as duas principais dicas para lidar com imprevistos. Se a situação envolve um cliente, esteja sempre a disposição e escute o que ele tem a dizer.

Muitas vezes uma questão pode ser resolvida construindo uma comunicação clara e objetiva e exercendo a escuta ativa.

5 – Comunicação clara e objetiva

Saber se comunicar é essencial para qualquer profissional. Contudo, para secretárias essa comunicação precisa ser sempre clara e objetiva.

Isso ocorre porque muitas vezes a secretária também é a recepcionista do consultório, e acaba realizando o primeiro contato com possíveis pacientes.

É importante ressaltar que, além da clareza nas informações, ser educada, polida e ter empatia com o paciente são questões que te ajudam a ser assertiva na comunicação.

Não esqueça que a secretária é o primeiro contato do paciente com a clínica. Por isso, manter um canal de comunicação sempre aberto e receptivo é o melhor caminho.

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Fonte: Dental Office. Disponível em: https://www.dentaloffice.com.br/secretaria-odontologica-5-dicas-para-ser-aprimorar-seu-trabalho/. Acesso em: 12/05/2021.