Como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas?

Este conteúdo é para você, dentista, gestor que não sabe lidar com a inadimplência em clínicas odontológicas. Antes de tudo, é importante saber que a sua clínica odontológica não é a única que enfrenta esse problema.

Um dado divulgado pela Serasa Experian no início do segundo semestre de 2020, revelou que a inadimplência atinge 63 milhões de brasileiros, batendo um recorde histórico. Isso ainda pode ir muito além do cenário econômico, alguns especialistas dizem até que tal comportamento é reflexo da cultura brasileira.

Só você sabe o quão importante é o equilíbrio da saúde financeira da sua clínica: contas a pagar e a receber, custos fixos (salários dos funcionários, contas de água, luz, materiais de insumo etc.), dentre inúmeros itens. Tudo isso, precisa estar em dia para que as atividades da clínica se mantenham em plena constância, por isso, aceitar a inadimplência em clínicas odontológicas como cultura tem que ser inadmissível para qualquer gestor.

Existem uma série de boas práticas que você pode tomar para evitar que o paciente se torne inadimplente:
- Tenha maior proximidade com seus pacientes;   
- Conheça o perfil de cada paciente e ofereça planos de acordo com a realidade de cada um;
- Cobre seus pacientes de maneira inteligente, de forma que o aproxime de você e de seus consultório;
- Caso o pagamento já esteja atrasado, negocie com acordos equilibrados para ambos.

Maior proximidade com seus pacientes

Quando você oferece crédito ao paciente da sua clínica odontológica, deve saber que essa ação também pode se tornar uma estratégia de fidelização. Isso significa que quanto mais próximo do seu paciente, melhor será para você negociar e eventualmente cobrar algum atraso que ainda não foi justificado por ele.

Nossa dica é:
- Não libere créditos com valores muito alto ao paciente de imediato, faça isso em escala e de forma progressiva. Isso melhorará o engajamento entre vocês e ainda aumentará sua confiança quando for repetir o processo com ele.

Definir formas de pagamento mais adequadas de acordo com o serviço odontológico

Dependendo da região em que a sua clínica está inserida é fundamental criar uma tabela de formas de pagamento para cada serviço odontológico, por exemplo, o serviço de clareamento dentário custa, em média, R$ 1.500,00. Se a sua clínica está localizada em uma região onde a renda média de uma família é de até R$ 3.000,00, isso significa que esse serviço terá uma alta taxa de parcelamentos (de acordo com o seu possível público-alvo). Dessa forma, cabe você e a sua gestão estudarem quais meios de pagamentos serão liberados ou não (boleto, débito ou crédito).

Outro fator que entra nesse quesito é a precificação, que quando feita erroneamente, pode ser a justificativa da alta taxa de inadimplência ou, até mesmo, do baixo número de pacientes. Por isso, é importante conhecer profundamente o seu público.

Cobrando o paciente inadimplente

Haverá momentos que a inadimplência na clínica chegará de qualquer modo, mesmo aplicando todas essas boas práticas. Nesse momento será necessário cobrar o paciente inadimplente, para isso, separamos a seguir algumas dicas:

• Crie um cronograma de cobrança digital para evitar a inadimplência na sua clínica:

Antigamente a única forma de cobrar o paciente inadimplente era por telefone e em outros casos havia o envio por Correios. Bom, isso ainda existe, e até com uma certa frequência, mas não é o ideal para quem deseja otimizar os gastos. Existem alternativas digitais para comunicar o paciente de forma bem mais precisa e com um melhor custo benefício, como envio de mensagens instantâneas ou mala direta. Para quem trabalha com muitos boletos, nossa dica é criar um cronograma de alerta de pagamentos por meio desses canais:  
- Lembrar o paciente com até 5 dias do vencimento do boleto;
- Lembrá-lo no dia do vencimento;
- Informar que o pagamento atrasou (recomendamos contato por telefone).

• Negociação (seja compreensível com o paciente e ofereça opções)

Muitas empresas erram em acionar autoridades judiciais antes de oferecer um novo plano de pagamento aos seus clientes. Lembre-se que oferecer crédito ao paciente é também uma forma de fidelização; por isso, é importante compreender o porquê do atraso, para assim prosseguir nas melhores alternativas para a clínica e para o paciente. Isso mesmo, a negociação precisa ser equilibrada para a sua clínica odontológica e para o seu paciente. Claro que não é a forma ideal a qual você gostaria de receber pelos serviços prestados, mas, em muitos casos, será melhor maneira de receber. Muitos oferecem descontos ou aumentam o prazo de pagamento, o que são boas alternativas.

Casos Judiciais sobre inadimplência em clínicas odontológicas

Em última instância será necessário consultar a justiça. Mas, antes de tudo, você precisa estar com o contrato em mãos. Ops! Esqueceu de elaborar o contrato?

Se sim, você não tem como comprovar que paciente fez determinado procedimento em sua clínica odontológica. Sendo assim, a causa já está perdida. É fundamental elaborar contratos específicos para cada serviço prestado e firmar com o paciente antecipadamente.

Para ações judiciais você pode:
- Ação de Execução de Título Extrajudicial: ela é usada para receber dívidas de cheques, notas e duplicatas. É realizado uma intimação e dado um determinado prazo para que a pessoa pague completamente a dívida. Caso não o faça, bens podem ser bloqueados;
- Ação Monitória: usada também para receber dívidas vindas de cheques, notas promissórias e duplicatas. É indicada para quando a pessoa tem como provar que a dívida existe graças a vários documentos. Como não há audiência de conciliação, ela torna mais rápido o procedimento de cobrança;
- Ação de Cobrança Procedimento Comum: indicada para quando há pouco documento sobre a dívida. Mais demorado.

Lembrando que essas ações devem ser evitadas a todo custo.

Por fim, a cultura da inadimplência, os atrasos de pagamentos dos serviços da clínica devem ser combatidos. Isso assola milhares de empresas brasileiras, mas não por isso você deve se sentir na normalidade. Aplicar essas ações podem minimizar e muito a inadimplência em clínicas odontológicas:
- Uma melhor conexão da comunicação entre pacientes e clínica;
- Definir as práticas de solicitação de crédito;
- Lembrar e cobrar o paciente de maneira eficiente.

Situações como essas podem ser reduzidas, mas em empresas como clínicas odontológicas, que oferecem em sua maioria serviços com pagamentos a prazo, é praticamente impossível eliminar de vez esse problema.

Fonte: Dental Office. Disponível em: https://www.dentaloffice.com.br/inadimplencia-em-clinicas-odontologicas/. Acesso em 16/09/2020.