Dentista, por que é sua obrigação informatizar o consultório?

A tecnologia está presente em tudo o que fazemos e é bem difícil imaginar os nossos dias sem esses avanços. Na hora de gerir o seu consultório, isso não deve ser diferente. A informatização dos consultórios e clínicas é um procedimento importante, capaz de deixar o seu dia a dia mais prático e oferecer uma série de vantagens, tanto para a gestão como para os pacientes. Quer entender melhor o que é e por que você deve informatizar o consultório? Continue a leitura!

O que é e como funciona a informatização de clínicas e consultórios?

A informatização, geralmente, envolve o uso de um software de gestão e de outras tecnologias que ajudam a tornar o dia a dia dentro da clínica mais simples, como o prontuário eletrônico, aplicativos de agendamento e até assistentes virtuais.

Com essas tecnologias, é possível integrar os setores, melhorar o controle das agendas dos profissionais e deixar a sua gestão mais profissional. Isso porque, os softwares, geram dados precisos sobre o consultório, melhorando a tomada de decisão.

Será mais fácil, por exemplo, controlar a parte financeira, detalhando as entradas e saídas, tornando mais simples prever como serão os próximos meses, a quantidade de pacientes mínima para cobrir os custos da clínica, a margem de lucro de cada serviço prestado e outros detalhes. Muitos desses softwares funcionam em nuvem. Ou seja, os arquivos e informações não ficam armazenados no computador da clínica, mas em um servidor online, assim, você poderá acessar os dados e o software sempre que precisar, mesmo em casa, por exemplo via smartphone e tablet. Isso traz mais facilidade na hora de gerir seu negócio, acessar documentos ou até conferir o prontuário dos pacientes.

Quais os benefícios de informatizar o consultório?

Ainda não acredita que informatizar o consultório seja uma boa ideia? Abaixo separamos as principais vantagens que essas tecnologias conseguem trazer.

- Ótima relação de custo-benefício

Muitos profissionais de saúde não investem na informatização porque acreditam que os custos são muito elevados. Isso não é verdade, afinal, existem soluções para clínicas de todos os segmentos e portes. O importante, nesse caso, é analisar o retorno sobre o investimento, ou seja, quais benefícios a tecnologia trará para ajudar a sua clínica a atrair mais pacientes, reduzir os custos e melhorar a vida financeira.

Quando pensamos por esse lado, podemos ver que a informatização traz uma série de benefícios que ajudam a economizar e até otimize a geração de receitas, fazendo com que esse investimento em pouco tempo se pague.

- Gestão centralizada

A grande vantagem de usar um software de gestão é, em apenas um programa, concentrar todas as informações importantes sobre o seu consultório, ou seja, você não precisará mais de inúmeras planilhas ou documentos soltos que dificultam o acesso a informações que são necessárias na rotina. Com os dados do software, é possível ter uma visão geral do seu consultório, entendendo, por exemplo, o quanto cada profissional traz de lucro por mês, os principais custos de operação, tempo médio de atendimento, gestão do estoque etc. Isso traz muito mais facilidade no dia a dia, além de permitir cruzar dados e tomar decisões mais embasadas e acertadas.

- Aumento da produtividade

Quando o consultório é informatizado, os processos tendem a ser simplificados, desde o agendamento das consultas até o cadastro de informações no prontuário dos pacientes. Isso significa menos tempo para seus profissionais terem de gastar preenchendo papeladas, procurando documentos e dados ou realizando uma série de burocracias que não trazem resultado real a sua clínica.

- Melhor controle de dados e informações

Com a centralização dos dados no software, será mais fácil organizar e padronizar essas informações. Ao invés de procurar no arquivo físico pela ficha de cada paciente, você poderá, rapidamente, pesquisar o nome no software e encontrar todos os dados que procura.

O prontuário eletrônico ainda permite o compartilhamento de exames e informações entre os profissionais que atendem o mesmo paciente. Assim como é possível cruzar esses dados com informações pessoais, de contato e financeiras.

- Atendimento diferenciado aos pacientes

A informatização do consultório também traz vantagens aos pacientes. Afinal, existem várias soluções que facilitam a vida deles. Por exemplo, com a possibilidade de agendamento online, o que torna mais simples marcar ou remarcar uma consulta, sem a necessidade de ligar para a clínica.

O prontuário eletrônico é outro que traz pontos positivos no atendimento. Afinal, o profissional da saúde terá muito mais informações sobre cada paciente, já que poderá incluir vídeos, fotos e outras mídias, tornando essa ficha mais rica e detalhada.

- Otimização do espaço físico

Toda ficha médica ou odontológica deve ser mantida em posse do consultório por, no mínimo, 5 anos. Se esse armazenamento for físico, isso significa a necessidade de um espaço cada vez maior apenas para manter o arquivo, além da necessidade de mão de obra específica para cuidar e organizar esse espaço, mas se você manter esses dados no seu software, não terá a necessidade desse espaço extra na sua clínica. Além disso, há menores riscos de extravio e de pessoas não autorizadas terem acesso a essas informações, aumentando a segurança.

- Redução dos erros

Os erros afetam de forma muito significativa a produtividade nas clínicas e a experiência dos pacientes. Informações incongruentes, por exemplo, ou receitas com letras ilegíveis são situações que costumam ocorrer na maioria dos consultórios. Quando a informatização é realizada, as chances desses erros ocorrerem reduz drasticamente, já que qualquer informação discrepante é facilmente perceptível e corrigida.

Em relação à legibilidade, muitos softwares contam com a possibilidade de impressão das receitas, o que traz, também, mais tranquilidade para os pacientes, reduzindo as chances de eles tomarem medicamentos ou realizarem os tratamentos de forma incorreta.

- Maior eficiência

Com todos esses benefícios, a informatização do consultório, é claro, contribui para o aumento da eficiência. Afinal, seus setores estarão mais interligados, a recepção terá um controle preciso das agendas dos profissionais, os pacientes terão um atendimento mais eficaz e você, como gestor, terá acesso a dados confiáveis e em tempo real sobre a sua clínica.

É possível cruzar informações e ter relatórios personalizados sobre o consultório, o que favorece a tomada de decisão e ajuda a tornar seu consultório mais competitivo. Você poderá, por exemplo, analisar os custos da sua clínica e saber como reduzi-los de forma adequada, entender o tempo médio de espera dos seus pacientes, avaliar seus fornecedores e gerir melhor seu estoque, oferecer mais possibilidades de agendamento para seus pacientes, disparar mensagens e lembretes automáticos das consultas reduzindo o no show, entre inúmeras outras demandas.

Tudo isso ajuda o gestor a tornar a sua clínica diferenciada entre a concorrência, oferecendo um atendimento excelente aos pacientes e com maior controle financeiro e gerencial. É exatamente por tudo isso que informatizar o consultório é praticamente uma obrigação atualmente. Principalmente se você deseja se destacar no seu meio e conseguir ter uma clínica muito mais eficiente e produtiva.

Fonte: Cloudia. Disponivel em: https://www.cloudia.com.br/informatizar-o-consultorio/ . Acesso em: 12/11/2020.