Registros e controles são essenciais no dia-a-dia da clínica odontológica

Quando aconselho aos colegas dentistas que registrem e controlem tudo, normalmente eles se espantam e consideram minha orientação exagerada. Gosto de frisar que seus relatórios e controles podem auxiliá-los no desenvolvimento de seus serviços por meio da análise de seus erros.

A lei básica das licenças ISO 9000 é: registre e controle tudo. Sem controles, é praticamente impossível realizar a análise das ações do dia a dia.

Precisamos identificar com clareza fatores como: quantas ligações são feitas para confirmar uma consulta, e qual é o tempo médio de cada ligação; quantas radiografias foram tiradas, quem as levou, onde está no exato momento, quem as arquivou; qual material precisamos e quanto temos dele em estoque, quanto se utiliza em média por mês/dia, qual é o fornecedor mais barato.

Enfim, esses controles possibilitam ao gestor uma compreensão do seu negócio e, assim, sua tomada de decisões torna-se menos empírica e mais profissional.

Controles importantes no dia a dia da clínica, entre tantos outros mais específicos, dependendo do negócio, são:
- de estoque e utilização de materiais;
- de trabalhos protéticos;
- de radiografias e documentações;
- de materiais esterilizados;
- de ligações para confirmação de consulta;
- de ligações para recuperação de clientes (recall);
- de profilaxias de controle ou acompanhamento de casos clínicos;
- de comunicação com clientes em datas especiais ou ações promocionais internas.

Geralmente são controles simples e podem ser digitais (planilhas de Excel são excelentes para isso), ou mesmo físicos. Cabe ao gestor montá-los para ter dados que possam ser tabulados estatisticamente.

Marinho Pinheiro Teixeira: Cirurgião-dentista – Unicid; MBA em Gestão e Marketing na Área da Saúde – São Leopoldo Mandic; Formação de Auditores Odontológicos – Fundecto; Coordenador Geral do Núcleo de Gestão e sócio do Altera – Centro de Inteligência em Serviços.

Fonte: Implant News Prótese News. Disponível em: http://www.inpn.com.br/Materia/OdontologiaNegocios/132549. Acesso em: 21/11/2019.